Si eres parte del ciencia contable o tienes pensado serlo —estudiante, profesional contable o emprender negocios— debes de tomar en cuenta los siguientes dos elementos: El hardware y el software de contabilidad.
Según la Real Academia Española, hardware es el «conjunto de componentes que integran la parte material de una computadora». Es decir, se trata de las partes físicas de un sistema informático, que incluyen los componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.
Algunos ejemplos de hardware son: La memoria RAM, el disco duro, la placa madre, el case, entre otros, además de los dispositivos auxiliares y complementarios denominados periféricos.
Comencemos con la revisión del hardware ideal que cumpla con los requerimientos para un buen soporte del desempeño de la labor contable.
La computadora es uno de los bienes más importantes en nuestra vida cotidiana; facilita nuestras tareas diarias, sea que lo utilicemos como estudiantes, docentes o en cualquier otra actividad humana como los negocios.
Será poco útil tener el mejor sistema de contabilidad, si nuestro equipo de cómputo no tiene las características necesarias para nuestra labor. Estos requerimientos son válidos también para los equipos portátiles (laptops) que son requeridos para el desplazamiento en campo para entregar y recoger de información de los clientes y prospectos.
Las tres partes fundamentales de un equipo de computo son los dispositivos relacionados con el almacenamiento, el procesamiento y la recuperación de información son:
1. Procesador (CPU)
Es el dispositivo encargado de interpretar las instrucciones de un hardware, es como el cerebro de una computadora, capaz de leer e interpretar las señales que envía el usuario. Todo el proceso se ejecuta en cuestión de nanosegundos y en código binario.
Para las tareas de contabilidad, que incluyen el manejo de un software contable, el procesamiento de datos, cálculos aritméticos, presentación de reportes y gráficos, etc. se requiere de un procesador de al menos 4 núcleos con 1.50GHz, esto permitirá un rendimiento aceptable en velocidad de proceso de información.
2. Disco Duro (DD)
También denominados discos HDD o Hard Disk Drive, es el elemento encargado de guardar toda la información del usuario, desde archivos de texto, fotografías, vídeos, el sistema contable, hasta el propio sistema operativo quedan almacenados allí. Es recomendable que el equipo cuente con al menos 500GB para asegurar un funcionamiento óptimo de nuestra PC o laptop.
En la actualidad existen 3 tipos de Discos Duros:
- HDD (Hard Disk Drive). Son los tradicionales, baratos y menos rápidos.
- SSHD (Solid-State Hybrid Drive). Son los que están en el promedio de velocidad y precio.
- SSD (Solid State Drive). Son modelos recientes y más veloces, pero, caros en comparación con los anteriores.
3. Memoria RAM
La memoria RAM, es donde se almacenan de forma temporal los datos de los programas que utilizamos mientras el ordenador está encendido. Cada vez que se reinicie o apague la computadora, los datos almacenados en la RAM se pierden.
Su función principal es gestionar los datos de las aplicaciones en funcionamiento, la cantidad de RAM afecta directamente al rendimiento del equipo. Si no hay suficiente RAM, los procesos de la computadora serán lentos.
Para las tareas de contabilidad, donde, en paralelo tenemos que navegar por internet, realizar cálculos en Excel, registrar datos en el sistema, etc., debemos de contar con al menos con 4 GB de RAM.
Software de contabilidad
La función principal de los programas o software de contabilidad es facilitar la labor contable, reduciendo el tiempo de los procesos —contables— y previniendo errores de cálculo.
Por tanto, sea que se maneje poca o bastante información, un software de contabilidad debe ser:
1. Amigable
La contabilidad, para cumplir con sus objetivos de generar y brindar información se vale de la aritmética y la estadística, por ello, el profesional de la contabilidad —auxiliar, asistente o contador— debe lidiar con una gran cantidad de datos generados por los negocios, tales como transacciones comerciales y operaciones financieras.
Por esto, el software de contabilidad debe ser intuitivo, para que incluso personas ajenas o con poca experiencia puedan entenderlo. Pues para que la información contable fluya, esta debe ser ingresada —digitada— en el sistema.
2. Personalizable
Deben de brindar reportes multidimensionales según las necesidades y objetivos cada empresa y/o sector empresarial. Los reportes requeridos por la contabilidad no solamente son de índole contable, sino también de tipo financiero y tributario.
Otra perspectiva de personalización es que permitan realizar comparaciones periódicas, exportación e importación de datos, ajustes automáticos, análisis de cuentas y movimientos por RUC, entre otras, así se tendrá orden y control detallado en las operaciones.
3. Integrable a más funciones
La contabilidad es única —en sentido general— sin embargo, dependiendo de la necesidad de información, existen software para cada función específica de un negocio. Por ejemplo, para facturación, gestión de inventarios, cartera, cuentas por cobrar, etc.
También existen software que incluyen todas las herramientas requeridas por las áreas de una empresa, esto permite el manejo integrado del negocio, pero, el costo de estos es bastante elevado, por lo que un análisis previo de costo-beneficio no estará de más.
4. Auditable
El uso de un software requiere que una o más personas digiten los datos, y por diversas razones es posible que se ingrese información con errores, por esto es importante que el software de contabilidad ayude a prever y controlar estas situaciones, pues de lo contrario los reportes finales que son los Estados Financieros no mostraran la realidad del negocio.
Lo recomendable es que el software de contabilidad incluya funciones de auditoria o verificación, identificación y prevención de errores, como RUC errado, facturas duplicadas, errores de cálculo, inclusión de descuentos secuenciales, etc.
5. Seguro
La información financiera de un negocio es la razón de la contabilidad, por tanto la seguridad y el acceso a la información es de cuidado. Es importante que el software de contabilidad permita crear distintos niveles de acceso para los usuarios, restringiendo el manejo de información de acuerdo a sus labores.
En el mercado existen software baratos que no pasan de los S/800.00, y también los hay de miles de dólares, sin embargo, que no sea el precio el factor determinante de la compra, sino su funcionalidades. Una solicitud de prueba temporal sería lo óptimo para decidir, y contrastar la experiencia con las recomendaciones de otros usuarios.
Finalmente, es importante también conocer la forma y frecuencia de generación de las copias de seguridad de la información contable, esta funcionalidad puede ser automática o manual.
